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第五輯 讓高效工作成為一種習慣 學著做你的日程進度表

第五輯 讓高效工作成為一種習慣

學著做你的日程進度表

已故的霍華說,當他在美國鋼鐵公司任董事的時候,開董事會總要花很長的時間,在會議里討論很多很多的問題,達成的決議卻很少。其結果是,董事會的每一位董事都得帶著一大包的報表回家去看。
這種作法將不知不覺地對全家人的生活習慣帶來重大的調整,使全家成為一個和諧的整體。
光是看見桌上堆滿了還沒有回的信、報告和備忘錄等等,就足以讓人產生混亂、緊張和憂慮的情緒。更壞的事情是,經常讓你想到「有100萬件事情待做,可是沒有時間去做它們」,不但會使你心煩得感到緊張和疲倦,也會使你心煩得患高血壓、心臟病和胃潰瘍。
日程進度表無疑是很重要的,因為它可以有效規劃出該用的時間和該做的工作,只要你具備了制定日程進度表的能力,不但工作能夠順利完成,而且逢著假日,你的生活也會充滿條理和生機。
著名的心理治療家山德爾博士,就用這一簡單的法則,教會了一家公司的高級主管,如何使工作有條理。
如果能夠制定日程時度表設定進修時間、休閑時間、與家人溝通的時間等等的話,自己和九*九*藏*書家人都將因此取得默契,步調一致。此外,通過與家人的溝通了解,不但得以減輕日常生活的緊張壓力,而且能夠湧現新的活力。
有些人的辦公桌上,堆滿了可能幾個星期都不會看一眼的文件。一家生活時報的發行人有一次說,他的秘書幫他清理了一張桌子,結果發現了一部兩年來一直找不著的打字機。
我曾無數次告訴過我的無數位學員說:讓我們暈頭轉向的並不是工作的繁重,而是我們沒有搞清楚自己有多少工作,該先做什麼,后做什麼。
下面看看常見的周末假日行程表安排。
一個人不可能總按事情的重要程度來制定日程進度表。可是,按日程進度表做事,絕對要比隨興趣所至去做事好得多。
我曾專門同許多加班的員工與主管談過話,據我的分析來看,十之八九的加班純粹是沒有必要的,是人力資源的白白浪費。
我們要說:條理是工作的第一條法則。
周六和周日,雖然可以平日起得稍微晚一點,但基本上還是要保持早起,因為只要一有斷開,那平時的堅持就有可能付之東流。
主管問醫生要處理的文read•99csw•com件都放在什麼地方,醫生告訴他,自己要處理的所有事項都處理完了,連信件也回復了。
嚴格地說,周末假日是指從周五晚間到周一早上為止的時間,按照這種演算法,就有將近三天的時間可供周轉,因此要把它當作一個有機的整體時段來加以熟練對待。
讓我們暈頭轉向的並不是工作的繁重,而是我們沒有搞清楚自己有多少工作,該先做什麼、后什麼。
最後,霍華先生說服了董事會,每次開會只討論一個議題,然後得出結論,不耽擱、不拖延。這樣所得的決議也許需要更多的資料加以研究,也許有所作為,也許沒有,可是無論如何,在討論下一個問題之前,這個問題一定能夠達成某種決議。結果非常驚人,也非常有效。所有的陳年舊帳都清理了,日曆上乾乾淨淨的,董事也不必再帶著一大堆報表回家,大家也不會再為沒有解決的問題而心煩。
那位主管第一次去見薩特瑞時,整個人充滿了緊張、焦慮和鬱悶。他工作繁忙,並且知道自己的狀態不佳,但他又不能停下來,他很需要幫助。當這位病人向醫生陳述病https://read•99csw.com情時,電話響了,電話是醫院打來的,醫生在電話中說他馬上就解決。電話剛掛上,以響了,又是件急事,醫生又費了一番口唇去解釋。接著有位同事進來向醫生詢問有關一位重病患者的種種事項,等薩特瑞說完,就向這位病人道歉,說讓他久等了。但病人卻很愉快,臉上出現了一種很特別的表情。病人說,不用道歉,在這10分鐘里,他似乎明白了自己有什麼地方不對了。並且告訴醫生他得馬上回去改變一下自己的工作習慣,還要求在臨走前要看一看醫生的辦公桌。薩特瑞醫生拉開桌子的抽屜,除了一些文具外,沒有其他東西。
很多人工作一天忙到晚,而且經常還要加班。
儘管假日有點見長,但如果你的動作稍慢一點,馬上就會覺得日上三竿了。如果午餐再喝點酒,喝得朦朦朧朧睡會兒午覺,又已日近夕陽了。
要嘗試做日程進度表,使原本零亂不堪的各種預定計劃,顯得井然有序。如果能夠做到這一步的話,自己將會發現整個人的思維規模逐漸擴大起來,無論自己身居何種部門,都能經常在公司的具體動向中掌握自我,使read•99csw.com工作效率進一步提高。
著名詩人波德寫過這樣一句話:秩序是造物者的第一法。
即使是在和家人共享音樂的時候,也可以邊聽邊在紙上列出下周的工作和想做的事。然後按先後的時間順序依次排入行程當中,並在第二天早上坐車途中重新加以修訂,做到心中有數,辦事不慌。
如果這樣,那麼周五晚上就變得非常重要,甚至可以說是那兩天的基礎。舉例說明,要是周五晚間出去痛飲遲歸,那麼一定會影響到星期六,因為等你起床,可能已經是星期六的中午時分了。
周末假日一般是指從周六早上到周日晚間這一段時間。不過,如果想要利用周末假日充分爭取時間從事自我啟發,這樣做是遠遠不夠的。
要將周六、周日的上午定為主要的進修時間,不足的部分就排入周六、周日的晚間,周日晚間不排計劃只管就寢的話,周一早上提前起床也可以。反正,周末三天計劃成功與否,主要就是看度過周五晚間的方法。
但是,周末假日必須要把工作拋諸腦後,好好利用難得的時間調劑身心,為下星期作準備,尤其進行工作心理準備。
白吉爾是美國最成功的保險https://read•99csw.com推銷員之一,他不會等到早上5點鐘才計劃他當天的工作,而是在頭一天晚上就已經計劃好了。他替自己訂下一個目標,訂下一個在那一天要賣掉多少保險的目標。要是他沒有做到,差額就加到第二天,依此類推。
在現代企業里,一個人的工作並非是孤立的,所以必須要有一種整體感和大局觀,這就管理層在制定日和進度表的時候,要將進度表定位在所屬部門,公司全局,乃至各界的動向上,才能掌握好管理的方向盤。
六個星期之後,那位主管把山德爾博士請到他自己的辦公室去。他整個地改變了,他的辦公桌也不一樣了。他打開辦公桌的抽屜,抽屜里不再有還沒有做完的公事。「六個星期以前,」這位高級主管說,「我在兩個辦公室里有三張寫字檯,把我整個人都埋在我的工作里,清出一大車子的報表和文件。現在我的工作只需要一張寫字檯,事情一來馬上就辦完。這樣就不再會有堆積如山沒有做不完的公事煩惱我,讓我緊張和憂慮。可是,最讓我想不到的是,我完全恢復了健康,我現在一點病也沒有了。」
要堅持和家人一起共進早餐,讓他們有一種家庭溫暖感。